چگونه در کارمان شکست نخوریم؟
تکنیکی علیه شکست
آیا به یاد دارید آخرین باری که شاهد شکست یک پروژه مهم یا یک فرآیند حیاتی بوده‌اید، چه زمانی بوده است؟ چنین فجایعی حتی می‌تواند نتایج ویرانگری برای بزرگترین و موفق‌ترین کمپانی‌ها در بر داشته باشد. با اینکه چنین مواردی پرتکرار هستند، اما می‌توان با کمی تلاش، از بروز چنین اتفاقات جلوگیری کنیم. چگونه؟ در این مقاله نکته هایی را در که چکیده شده از انواع روانشناسی: شخصیت، بالینی و … است میخوانید
نمونه هایی از شکست در دنیای تجارت
گاهی بسیاری از مدیران، تمام اعتبارشان را بر روی یک پروژه کلیدی، مثلا به موفقیت رسیدن تولید یک کالای جدید، به گرو می‌گذارند، در حالیکه تحقیقات نشان داده، در بسیاری از موارد اکثر تولیدات جدید با شکست مواجه می‌شوند. برای نمونه، تولید دست‌بند‌های FuelBand شرکت نایک درسال 2012 ، با سر و صدای زیادی آغاز شد اما از همان اول ناموفق بود. بطوریکه سال 2014 این کمپانی، بیشتر نفرات تیم طراحی این محصول را اخراج و تولید آن را متوقف کرد.
اخراج مدیر عامل ماکروسافت
یکی از مهمترین اتفاقات در دنیای تجارت، تملک و ادغام شرکت‌ها با یکدیگر است و این در حالی است که معمولا 70 تا 90 درصد این ادغام‌ها موفقیت‌‌آمیز نیستند و تنها نتیجه‌ی آن، اخراج شدن مدیرانی‌ست که مسئولیت این پروسه‌ی ناموفق را بر عهده داشته‌اند. به طور مثال، مدیر عامل سابق مایکروسافت، استیو بالمر، به دلیل تنش‌های به وجود آمده‌ی ناشی از تلاشش برای خریدن شرکت نوکیا، وادار به کناره‌گیری شد. موضوعی که برای مایکروسافت 8.4 میلیارد دلار هزینه در بر داشت.
خسارات غذایی و خودرویی
شکست در فرآیند‌های تولیدی نیز، می‌تواند به همین میزان بد باشد! نقص ایمنی باعث شد در سال 2018 بالغ بر 20 میلیون پوند غذا در سراسر امریکا برگشت زده شود. یا از سال 1996 تا 2017 ، بیش از 390 میلیون خودرو و دیگر وسایل نقلیه به دلیل نواقص‌شان جمع‌آوری شده‌اند و باید به این ارقام، 154 میلیون قطعه‌ی مربوط به وسایل نقلیه را که بازپس فرستاده شدند را نیز اضافه کنید.
شرکت تاکاتای ژاپن که سازنده ایربگ خودرو است و درسال 2016 بیش از 50 هزار کارمند و درآمدی در حدود 6.6 میلیارد دلار داشت، به دلیل هزینه ناشی از برگشت ایربگ‌ها به دلیل نقص فنی، مجبور به اعلام ورشکستگی شد.
سهل انگاری شرکت بویینگ و خسارات مالی و جانی
مهندسین شرکت بوینگ با اینکه می‌دانستند نرم افزار سیستم هشدار هواپیمای 737 max دارای نقایصی است، اما هیچگونه تلاشی برای رفع این ایراد تا پیش از سقوط مرگبار اکتبر 2018 در هواپیمایی lion انجام ندادند و بعد از حادثه مارس 2019 در هواپیمایی اتیوپی، که منجر به مرگ 3052 نفر شد، اقدام به زمین‌گیر کردن این هواپیما کردند که این موضوع بیش از 1 میلیارد دلار برای کمپانی خسارت در بر داشت.
اگر چه معمولا این شرکت‌های بزرگ هستند که تبدیل به سر خط اخبار می‌شوند، اما شرکت‌های متوسط و کوچک هم سهم قابل توجهی از این پروژه‌های مصیبت‌بار دارند.
سوگیری شناختی علت اصلی شکست ها
چنین اشتباهاتی عموما از قضاوت‌های اشتباه و خطرناک ناشی می‌شود و نشان می‌دهد چقدر مغز ما انسان‌ها عجیب و غریب و پیچیده است. دانشمندان علوم عصب شناسی، به این گونه رفتار‌ها، تعصب شناختی یا سوگیری شناختی cognitive biases می‌گویند که به معنای خطای تایید خود و نوعی تعصب‌ورزی بر عقاید و افکار خود است. سوگیری شناختی، به فرد اجازه درست دیدن خطاها و خطرات محتمل در محیط پیرامونی را نمی دهد و گه‌گاه باعث فجایعی می‌شود که در بالا به آنها اشاره شد.
تعصب شناختی آفت موفقیت
تعصب شناختی ، ناشی از پیچیدگی مغز انسان است. بیشتر مشکلات ما، ناشی از انجام عادت‌های احساسی و بدون تفکر ماست ؛ رفتارهایی که ریشه در گذشته و سنت‌های ما دارد و مطابقتی با دنیای مدرن امروز ندارد. متاسفانه هنوز رسانه‌های مهم فعال در عرصه کسب و کار، توصیه‌های گمراه کننده‌ای در مورد روش‌های سنتی و کهنه ارائه می‌کنند و مردم نیز، از افکار سنتی خود برای تصمیم‌سازی در تجارت استفاده می‌کنند که این مورد بر اساس نظرسنجی‌های صورت گرفته توسط سایت top10.com به اثبات رسیده است.
مراقب سوگیری های شناختی باشید!
خوشبختانه تحقیقات تازه در این زمینه نشان می‌دهد، اگر از یک راهبرد پراگماتیک استفاده کنید، ضمن شناخت این گونه خطای شناختی ، می‌توانید از شکست‌های ناشی از انتخاب‌های غلط در تصمیمات ساده روزانه و یا حتی انتخاب‌های مهم حیاتی در زندگی‌تان نیز جلوگیری کنید.
بیشتر تحقیقات مربوطه، بر روی چشم‌انداز آینده‌نگر است؛ به این معنا که این گونه تحقیقات، به دنبال کمک به شما از طریق ارائه راهکارهایی برای پیش‌بینی آینده، اجتناب از مخاطرات احتمالی در تجارت و همین‌طور، شناخت مزایا و فرصت‌ها هستند. تنها در این صورت است که شما می‌توانید با شکست‌ها، مقابله کنید و بیشترین احتمال موفقیت را در اجرای یک پروژه و یا به نتیجه رساندن یک فرآیند، به دست آورید.
8 گام کلیدی برای جلوگیری از شکست
تکنیک ضد شکست Failure-Proofing راهبردی عملگرایانه برای رسیدن به یک چشم انداز آینده نگر است.
استفاده از این تکنیک، مبتنی بر رفتارشناسی اقتصاد و مطالعات عصب‌شناسی است و من آن را برای بیش از 20 سال، به عنوان یک انتخاب ضروری پیش رو، به مدیران بسیاری از کمپانی‌های بزرگ و متوسط و موسسات غیرانتفاعی ارائه داده‌ام تا آنها را از افتادن به ورطه شکست در پروژه‌ها و پروسه‌های آتی کمک نمایم. من این روش را ارائه داده‌ام تا نه تنها کسانی که از من مشاوره می‌گیرند، بلکه هر فرد دیگری بتواند با استفاده از این شیوه، به حداکثر موفقیت در کسب‌وکار و دور شدن از شکست‌های احتمالی برسد.
بعد از اینکه تصمیم گرفتید هر پروژه مهمی را شروع کنید، از تکنیک ضد شکست Failure-Proofing کنید و همین‌طور این روش را با فرآیند‌ها و روش جاری کنونی خود تطبیق دهید. البته این راهبرد مناسب تصمیمات روزانه و پروژه های کوچک نیست! چرا که مقداری وقت‌گیر خواهد بود و به همین دلیل، برای مقیاس‌های کوچک مناسب نیست. برای کارهای کم اهمیت تر از استراتژی (( 5 سوال اساسی)) استفاده کنید.
استراتژی یا تکنیک ضد شکست Failure-Proofing در کارهای گروهی بسیار مفید است و باید به همه سهامداران ارائه شود.
گام 1 تجمع
همه‌ی افراد مرتبط با یک پروژه را در یک اتاق جمع کنید. عدد مناسب 6 نفر است و نباید از 10 نفر بیشتر باشد تا امکان بحث و تصمیم‌گیری وجود داشته باشد. اطمینان حاصل کنید که همه افراد حاضر دارای تخصص و تجربه لازم در خصوص موضوع مورد بحث هستند و تنها دنبال دورهم جمع کردن افراد دارای سمت نباشید! هدف، شناخت اشکالات و یافتن راهکار برای اشکالات پیش‌رو ست و اینکه این راهکارها، تا چه میزان درست و قابل اطمینان هستند.
در اینجا تجربه و تخصص مهم‌تر از سمت و مسئولیت است و همین‌طور یافتن افرادی که، مهارت پیدا کردن راهکار و تصمیم‌گیری در خصوص مشکلات و فرصت‌های پنهان را داشته باشند. یک کار بسیار مفید که می‌توانید انجام دهید، این است که از افراد قابل و متخصصی که عضو تیم نیستند، در این نشست دعوت کنید و از کمک آنها بهره بگیرید؛ استفاده از گروه‌های مشاوره‌ای یا حتی افرادی از بخش‌های دیگر سازمان می‌تواند نتیجه‌ی کار را به نفع شما تغییر دهد.
گام2 توضیح
روش کارِ جلسه و کلیه گام‌ها را به نفرات حاضر در جلسه، به طور دقیق توضیح دهید.
گام3 بهترین جایگزین بعدی Next Best Alternative
سپس دو تا NBAیا طرح جایگزین ، برای پروژه تعریف کنید. از همه‌ی شرکت‌کنندگان جلسه بخواهید به صورت ناشناس، یک NBAبنویسد. ناشناس بودن، اهمیت حیاتی دارد چرا که باعث می‌شود حتی نظرات غیررایج و غیر قابل طرح از لحاظ سیاسی و سازمانی هم شنیده شود.
نوشته‌ها جمع‌آوری شود و بهتر است این کار توسط شخصی خارج از افراد گروه صورت بگیرد تا هیچ گونه آشنایی با افراد و دست خط آنها نداشته باشد. بعد نظرات مکتوب شده را اعلام کنید و از افراد حاضر بخواهید به دو نظر که بهتر است رأی بدهند تا در ادامه جلسه، بحث در مورد این دو نظر ادامه پیدا کند.
افراد را در گروه‌های دو نفره طوری چینش کنید که حداقل یک فرد دارای مسئولیت در هر گروه وجود داشته باشد، تا توازن و عدالت در شنیده شدن صحبت‌ها رعایت شود. پس از گفتگو و بحث در مورد طرح‌های جایگزین NBA، یک رأی‌گیری غیر علنی در خصوص اینکه آیا افراد حاضر در جلسه، روش جاری سازمان در مورد پروژه را ترجیح می‌دهد یا طرح‌های جایگزین را که در جلسه مورد بحث قرار گرفته است؟
اگر روش جاری متداول انتخاب شد (که در بیشتر موارد این اتفاق می افتد) ، این موضوع را هم بررسی کنید که با وارد کردن برخی از اجزاء هر کدام از این NBA ها، می‌توانید پروژه را تقویت کنید یا خیر؟
گام4 دلایل شکست
در ادامه، از همه سهامداران بخواهید تصور کنند که آنها در زمان آینده هستند و پروژه شرکت نیز با شکست مواجه شده است! این کار را با همه افراد، حتی آن دسته از سهام‌دارانی که بزرگترین پشتیبانان و حامیان طرح و پروژه در حال اقدام هستند، انجام دهید.
این روش، خلاقیت آنها را در مورد احتمالات شکست تحریک خواهد کرد و از طرفی احساسات که معمولا بیش از 80 تا 90 درصد از افکار، رفتار و تصمیمات ما را می سازد و مانع بکارگیری توانایی‌های افراد در قبول امکان شکست می‌شود را کنار می‌زند. به همین دلیل، باید از همه بخواهید احتمال شکست را در ذهن خود تقویت کنند. همواره به یاد داشته باشید که حامیان پروژه، معمولا تحت تاثیر یک پاسخ احساسی دفاعی هستند که باعث می‌شود ذهن آنها، کمتر احتمال خطا و بروز شکست در پروژه را تصور کند.
زمانی که به افراد این امکان را دادید، از همه شرکت‌کنندگان در جلسه بخواهید به صورت ناشناس، دلایل این شکست فاجعه‌آمیز خیالی را بنویسند. در اینجا نیز، ناشناخته ماندن صاحب نظر اهمیتی وافر دارد تا نظرات غیر معمول نیز شنیده شود. از همه بخواهید، حداقل سه دلیل از دلایل شکست احتمالی را بنویسند.
این شکست‌ها باید تصمیمات داخلی تحت کنترل تیم و البته اتفاقات بالقوه خارجی همانند ورود ناگهانی یک رقیب قدرتمند به بازار را شامل شود.
افراد حاضر در جلسه را ترغیب کنید که بر دلایلی تمرکز کنند که معمولا به دلایل اخلاقی و جایگاه شغلی، بیان نمی‌کنند. مثلا انتقاد از استراتژی شرکت یا هر مورد دیگری که بیان آن، می‌تواند موقعیت شغلی افراد را به خطر بیندازد و به همین دلیل لازم است مجددا تاکید کنید که نظرات محرمانه و ناشناس باقی خواهد ماند.
در اینجا نیز، فردی همه نظرات را جمع‌آوری می‌کند و نکات کلیدی را به عنوان دلایل شکست یادداشت می‌کند. تمرکز بر نظراتی است که بطور معمول ابراز نمی‌شوند.
گام5 محتمل‌ترین مشکلات
تمامی دلایل اشاره شده توسط افراد جلسه را به بحث بگذارید، اما به مواردی که صریح‌تر، بدون محافظه‌کاری و برای کار شما خطرناک‌تر هستند، بیشتر توجه کنید. مواردی که احتمال می‌رود دچار تعصب‌ورزی در برداشت‌ها و شناخت‌هایتان می‌شود و ممکن است بر ارزیابی‌هایتان تاثیر بگذارد را بررسی کنید.
مهمترین مواردی که باید در نظر گرفته شود عبارتند از:
- زیان‌گریزیloss aversion
- تعصب‌ورزی به وضع موجود status quo bias
- اعتمادبنفس کاذب overconfidence
- خوش‌بینی مفرط optimism bias
- بدبینی افراطی pessimism bias
- توهم و کَژ انگاری halo and horns effect.
سپس، به صورت غیرعلنی احتمال هر کدام از دلایل شکست را ارزیابی و درصدبندی کنید. اگر درصدبندی مشکل است، از رده‌بندی‌هایی مانند ((بسیار محتمل)) ، (( تا حدودی محتمل)) ، (( بعید نیست)) و (( کاملا بعید است)) استفاده کنید. همچنین این موضوع را در نظر بگیرید که در صورت وقوع هر کدام از این دلایل، آنها چقدر مخرب خواهند بود و به بدترین‌ها و مخرب‌ترین‌ها، توجه خاص نشان دهید.
در این بخش، متخصصین و افراد دارای دانش و تجربه در جلسه، نقش مهمی دارند. مدیر یا مسئول جلسه، وظیفه‌ی ارزیابی احتمالات را دارد.
گام6 حل مشکل
چند حالت شکست، که قرار است روی آنها تمرکز شوید را انتخاب کنید و روش بارش مغزی را برای حل مشکل بکار ببندید. هر نشانه کوچکی از خطر را به بحث بگذارید.
در اینجا حضور افراد دارای مسئولیت حائز اهمیت است. مدیر یا مسئول جلسه وظیفه‌ی یادداشت راه‌حل‌های احتمالی را بر عهده دارد.
گام7 موفقیت حداکثری
اکنون ما نقاط ضعف و شکست را شناخته‌ایم! وقت آن رسیده که مطمئن شویم به اندازه کافی، از دلایل شکست دور هستیم و به حداکثر موفقیت خواهیم رسید.
تصور کنید در آینده قرار گرفته‌اید و پروژه در بالاترین شرایط موفقیت حتی بیش از انتظار شما قرار گرفته است! از حاضرین در جلسه بخواهید به صورت محرمانه دلایل احتمالی چنین موفقیتی را به صورت مکتوب ارائه کنند.
از منشی جلسه، بخواهید موارد مهم را برجسته کند. ضمن اینکه حواستان به خطاهای شناختی مورد اشاره در بالا هست، تمام دلایل موفقیت را به بحث بگذارید. به طور محرمانه، دلایل را ارزش‌گذاری کنید و مشخص کنید کدام علت، ارزش وقت گذاشتن بیشتر را دارد. در ادامه، بارش فکری در مورد این دلایل به راه بیندازید. مانند موارد قبلی مدیر جلسه موظف به نوشتن دلایل موفقیت است.
گام 8 بازنگری پروژه
مدیر باید با توجه به دستاوردهای این جلسه، پروژه یا فرآیند کاری را مورد بازنگری قرار دهد و در صورتی که نیاز دید این تجربه را تکرار کند.
سخن پایانی :
مطمئن شوید تکنیک ضد شکست Failure-Proofing را قبل از هر پروژه بزرگی به کار گرفته‌اید تا بتوانید به حداکثر موفقیت و کمترین احتمال شکست برخورد کنید.
ازین که این محتوا را در وب‌سایت انگار که مطالعه کرده‌اید از شما سپاسگزاریم.
این مقاله ترجمه‌ای از رفرنس زیر می‌باشد:
https://www.psychologytoday.com/us/blog/intentional-insights/201907/8-key-steps-prevent-failure
عنوان مقاله:
تکنیک ضد شکست : هشت گام کلیدی برای جلوگیری از شکست در پروژه‌های بزرگ و کوچک
کلمه کلیدی:
تکنیک ضد شکست
جلوگیری از شکست
خطای شناختی